Zbiranje podatkov

SmartHNow zbira podatke, kadar je to potrebno za izvedbo storitev, vzpostavitev pogodbenih razmerij, izboljšanje produktov in zagotavljanje podpore. Zbiranje poteka na podlagi veljavne zakonodaje in pogodbenih zahtev.

Podatki, ki jih posreduje uporabnik

Podatke, ki jih neposredno posredujejo stranke ali uporabniki med registracijo, konfiguracijo storitve ali komunikacijo s podporo, obdelujemo za namene izvedbe storitve in poslovne komunikacije.

• Kontaktni podatki: ime, priimek, e-pošta, telefonska številka in naslov podjetja
• Podatki o podjetju: poslovni ID (npr. SI89464561), registracijski podatki in pogodbeni podatki
• Uporabniški podatki za dostop: uporabniško ime, vloge in nastavitve dostopa
• Vsebina, naložena v sistem: dokumenti, obrazci in drugi poslovni podatki, potrebni za avtomatizacijo procesov
• Povratne informacije in komunikacija s podporo: zapisi pogovorov, prijave incidentov in zahteve za spremembe
• Plačilni podatki, kjer je to potrebno za izvedbo pogodbe (obdelava prek varnih plačilnih ponudnikov)

Samodejno zbrani podatki

Med uporabo spletnih strani in storitev SmartHNow se lahko samodejno zbirajo določeni tehnični podatki za zagotavljanje delovanja, varnosti in analize uporabe.

• Tehnični podatki naprave: IP naslov, tip brskalnika in operacijski sistem
• Podatki o seji: čas uporabe, strani, napake in logi aktivnosti sistema
• Piškotki in spletne tehnologije za spremljanje nastavitev in izboljšave uporabniške izkušnje
• Analitični podatki o uporabi funkcij in učinkovitosti avtomatiziranih tokov
• Podatki o integracijah in dostopih do tretjih sistemov v okviru odobrenih konfiguracij
• Podatki o uspešnosti storitve in telemetrija za vzdrževanje in optimizacijo

Podatki, posredovani tretjim osebam

SmartHNow lahko deli podatke s preverjenimi tretjimi ponudniki storitev, kadar je to potrebno za izvedbo storitve ali izpolnitev pogodbenih obveznosti. Deljenje temelji na ustreznih pogodbenih določilih o varstvu podatkov.

• Ponudniki gostovanja in oblačnih storitev za shranjevanje in obdelavo podatkov
• Plačilni procesorji in računovodski partnerji za upravljanje plačil in obračunov
• Zunanji razvijalci in integratorji, ki izvajajo tehnično podporo ali prilagoditve po dogovoru z naročnikom

Pravna podlaga za obdelavo

Obdelavo osebnih podatkov izvajamo na podlagi ustreznih zakonitih podlag, ki so skladne z veljavno zakonodajo o varstvu podatkov.

• Izvedba pogodbe: obdelava potrebna za izpolnitev pogodbe z naročnikom
• Soglasje: kjer je to ustrezno (npr. za marketinške komunikacije ali piškotke zunaj nujno potrebnih)
• Pravno obveznost: obdelava za izpolnitev zakonskih obveznosti
• Utemeljen interes: v omejenem obsegu za zagotavljanje varnosti, preprečevanje zlorab in upravljanje naših pravic

Piškotki in spletne tehnologije

Na našem spletnem mestu uporabljamo piškotke za osnovno delovanje, analitiko in v nekaterih primerih za izboljšanje uporabniške izkušnje. Uporabnik lahko upravlja nastavitve piškotkov preko brskalnika ali orodij za upravljanje piškotkov na spletni strani.

Uporabljamo obvezne piškotke za delovanje spletnega mesta, analitične piškotke za zbiranje anonimnih statističnih podatkov ter funkcionalne piškotke za shranjevanje uporabniških nastavitev.

Kategorije vključujejo: strogo potrebne piškotke, piškotke za delovanje, analitične piškotke in marketinške piškotke (če je uporabnik izrecno privolil).

Uporabniki lahko upravljajo privolitve za piškotke preko nastavitev brskalnika ali preko orodja za upravljanje piškotkov, ki je na voljo na spletni strani. Izbris ali onemogočanje nekaterih piškotkov lahko vpliva na funkcionalnost storitve.

Podrobnosti o piškotkih

Deljenje podatkov

Podatke delimo le z upravičenimi partnerji in ponudniki, ki izpolnjujejo zahtevane standarde varstva podatkov in so vezani s pogodbenimi določili o varstvu informacij.

• Tehnični ponudniki oblačnih storitev za gostovanje in varnostne kopije
• Ponudniki analitičnih in monitoring storitev za izboljšanje učinkovitosti sistema
• Računovodski in finančni partnerji za obdelavo plačil in finančnih poročil
• Pravne in svetovalne službe ob uveljavitvi pravnih zahtev ali pri zaščiti pravic
• Integracijski partnerji, kjer to izrecno odobri naročnik
• Državni organi ali regulatorji, kadar je to zahtevano z zakonom

Mednarodni prenosi podatkov

Kadar podatke prenašamo izven Evropskega gospodarskega prostora, to opravimo v skladu s predpisanimi varnostnimi ukrepi in ustreznimi pravnimi instrumenti, kot so standardne pogodbenek določbe ali drugi sprejeti mehanizmi za zaščito podatkov.

Uporabljamo standardne pogodbenek določbe, preverjene ponudnike s certifikati ter druge tehnične in organizacijske ukrepe, da zagotovimo primeren nivo zaščite podatkov pri prenosu v tretje države.

Hranjenje podatkov

Podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za namen, za katerega so bili zbrani, razen če zakon zahteva drugače. Periodične preglede izvajamo za zagotavljanje primerne retencije.

Podatki o poslovnih računih in pogodbah se hranijo toliko časa, kolikor traja pogodbeni odnos in nadaljnje obrambne ali računovodske zahteve, običajno v skladu z lokalnimi predpisi.

Zapisniki komunikacije in zahtevki za podporo se hranijo za čas, potreben za reševanje zadev in izboljšanje storitev, običajno omejeno obdobje v skladu s politiko arhiviranja.

Sistemski logi in telemetrija se hranijo za obdobje, potrebeno za zagotavljanje varnosti, odkrivanje incidentov in analizo delovanja; obdobje hranjenja je omejeno in redno pregledano.

Ko podatki niso več potrebni, jih izbrišemo ali anonimiziramo na način, ki preprečuje ponovno identifikacijo posameznika, razen če zakon zahteva drugačno obdelavo.

Varnost podatkov

SmartHNow uporablja kombinacijo tehničnih in organizacijskih ukrepov za zaščito podatkov pred nepooblaščenim dostopom, izgubo ali zlorabo. Ukrepi so prilagojeni naravi obdelave in stopnji tveganja ter se redno posodabljajo.

• Šifriranje podatkov v mirovanju in med prenosom, kjer je to primerno
• Upravljanje dostopa z vlogo temelječimi privilegiji in večfaktorsko avtentikacijo za administratorske račune
• Redno varnostno testiranje, revizije in spremljanje dnevnikov za odkrivanje nepravilnosti

Pravice uporabnikov

Uporabniki imajo več pravic glede svojih osebnih podatkov. Uporabnik lahko uveljavlja te pravice z izrecnim zahtevkom na kontaktne podatke navedene v tej politiki.

• Pravica do dostopa do lastnih osebnih podatkov in informacij o obdelavi
• Pravica do popravka netočnih ali nepopolnih podatkov
• Pravica do izbrisa podatkov, kadar obdelava ni več potrebna ali nasprotuje zakonitim razlogom za obdelavo
• Pravica do omejitve obdelave v določenih okoliščinah
• Pravica do prenosljivosti podatkov, kjer je to tehnično izvedljivo in skladno z veljavno zakonodajo
• Pravica do ugovora zoper obdelavo, ki temelji na utemeljenem interesu
• Pravica, da ne sprejmete avtomatiziranih individualnih odločitev brez ustreznega človeškega posredovanja, kjer je to relevantno
• Pravica do umika privolitve kadar je obdelava temeljila na soglasju

Uveljavljanje pravic

Za uveljavljanje vaših pravic pošljite zahtevo na naslov, naveden v tem dokumentu. Zahteve bomo obravnavali v skladu z veljavno zakonodajo in sprejetimi postopki overjanja identitete, da zaščitimo podatke drugih oseb.

[email protected]

Običajen odzivni rok za obravnavo zahtev je do 30 dni. V primeru kompleksnih zahtev ali večjega števila zahtev si pridržujemo možnost podaljšanja roka v skladu z zakonodajo, o čemer vas bomo obvestili.

Marketinške komunikacije

Marketinške vsebine in obvestila pošiljamo le uporabnikom, ki so izrazili privolitev ali kjer obstaja zakonit interes in obdelava ni v nasprotju z vašo svobodno izraženo voljo. Prejemnike e-poštnih sporočil lahko kadarkoli odjavite preko povezave v sporočilu ali z zahtevo na kontaktni naslov.

Če ne želite več prejemati tržnih sporočil, lahko kadar koli prekličete prijavo preko povezave v nogi elektronske pošte ali tako, da nas kontaktirate na spodnjem naslovu. Vaša odločitev za odjavo bo izvedena v razumljivem roku, skladno z veljavno zakonodajo.

Zasebnost otrok

Storitev ni namenjena zbiranju osebnih podatkov od otrok mlajših od 16 let brez soglasja staršev ali zakonitih skrbnikov. Če odkrijemo, da smo nehote prejeli podatke otroka brez dovoljenja, bomo sprejeli ustrezne ukrepe za izbris teh podatkov v skladu z zakonodajo.

Povezave do tretjih strani

Spletne strani SmartHNow lahko vsebujejo povezave do spletnih mest tretjih oseb. Te povezave so namenjene udobju uporabnikov; za vsebine in prakso zasebnosti na strani tretjih oseb SmartHNow.best ni odgovoren.